Política de Tratamiento de Datos Personales

1 Responsable del tratamiento

2 Marco legal y alcance

Esta política cumple la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Aplica a todos los datos personales que Energías Renovables Israel SAS trata como responsable en sus canales comerciales: WhatsApp, llamadas telefónicas, reuniones por videollamada, sitios web, formularios, correo electrónico, el Boletín H₂ y su sistema de gestión de clientes (CRM).

La ley protege a las personas naturales. Cuando escribimos al correo de contacto que una empresa publica en su propia web (por ejemplo, info@ o ventas@), ese buzón puede ser leído por personas; por eso lo tratamos con el mismo cuidado que un dato personal.

3 Definiciones

• Titular: la persona natural a la que se refieren los datos.
• Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona natural.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, por ejemplo el que consta en registros públicos.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación (salud, datos biométricos, origen étnico, orientación política o religiosa, entre otros).
• Tratamiento: recoger, guardar, usar, circular o suprimir datos.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. Aquí, Energías Renovables Israel SAS.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable (por ejemplo, un proveedor de telefonía o de nube).
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Transmisión y transferencia: la transmisión entrega datos a un encargado para que los trate por nuestra cuenta; la transferencia los entrega a otro responsable.

4 Principios

Aplicamos los principios del artículo 4 de la Ley 1581: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica:

• Solo usamos los datos para las finalidades que se describen aquí.
• No vendemos ni alquilamos datos personales.
• No escribimos por WhatsApp a números que no nos hayan escrito ni nos hayan dado su número para eso. Los teléfonos que aparecen en directorios de empresas no se usan para WhatsApp.
• Quien pide que no le escribamos más queda en una lista de "no escribir" que respetamos siempre: en el correo, desde el mismo momento; por WhatsApp o por teléfono, desde que nuestro equipo lo registra, a más tardar el día hábil siguiente.

5 Qué datos tratamos, de dónde salen y para qué

5.1 WhatsApp comercial (+57 314 630 1000)

Datos: nombre, número de celular, los mensajes que usted nos envía (texto, audios, fotos y documentos), la empresa, la ciudad, el sector y la información de consumo de energía que usted comparta.

Para qué: responder sus consultas, explicarle nuestras soluciones, agendar reuniones o visitas, preparar propuestas, hacer seguimiento a lo que usted pidió y revisar la calidad de las respuestas del asistente virtual para corregir sus errores.

Cómo: las conversaciones las atiende en primera instancia Verónica, un asistente virtual con inteligencia artificial; nuestro equipo revisa las conversaciones y toma el control cuando hace falta. Se lo decimos en el primer mensaje que le enviamos (a quienes nos escriben por primera vez desde el 27 de septiembre de 2026) y siempre que usted lo pregunte. Si prefiere que lo atienda una persona, puede pedirlo en cualquier momento: le avisamos a nuestro equipo para que continúe con usted. Cada noche un revisor automático, también con inteligencia artificial, lee las conversaciones del día para detectar respuestas equivocadas. Los audios se convierten a texto para poder responderlos, y a veces respondemos con notas de voz generadas por computador. Guardamos un resumen de la conversación para no volver a pedirle lo que ya nos dijo.

Si nos escribe "no me escriban más" o algo equivalente, nuestro equipo deja su número en la lista de NO CONTACTAR, a más tardar el día hábil siguiente, y desde entonces no le enviamos más mensajes.

5.2 Llamadas telefónicas

Datos: número de teléfono, la grabación de la llamada, su transcripción, un resumen y los datos que usted mencione (nombre, ciudad, sector, consumo, presupuesto, producto de interés, próximo paso y otro teléfono de contacto). También la duración y el costo técnico de la llamada.

Para qué: atender su llamada, registrar lo acordado, agendar reuniones, capturar su solicitud en el CRM y mejorar la calidad del servicio.

Cómo: las llamadas a la línea +57 301 548 7603 las atiende un agente de voz con inteligencia artificial, y se graban y transcriben. Al comenzar la llamada le avisamos que habla con un asistente virtual y que la llamada se graba; si no está de acuerdo, puede terminar la llamada y escribirnos por WhatsApp, o pedir que lo contacte una persona de nuestro equipo. Lo que alcance a grabarse hasta ese momento se guarda con los plazos de la sección 13; si quiere que lo borremos, pídalo por los medios de la sección 9. Las llamadas que nuestro gerente hace a clientes desde la línea de la empresa, o desde su celular sumando esa línea, también se graban y se transcriben, para tomar nota de lo acordado; él se lo informa al comenzar la llamada.

5.3 Reuniones por videollamada

Datos: nombre con el que entra a la sala, la grabación del audio, su transcripción, el resumen y los compromisos de la reunión.

Para qué: dejar constancia de lo conversado, enviarle lo que se acordó y crear las tareas de seguimiento en el CRM.

Cómo: las reuniones se hacen en Google Meet, en meet.ffmuc.net (Jitsi) o en nuestra sala propia (reunion.hidrogenocombustion.com). En las reuniones que agendamos, y en todas las de nuestra sala propia, entra un participante visible llamado "Asistente HVI (notas)", que graba el audio y lo transcribe, en nuestros propios equipos o con un proveedor de conversión de voz a texto (sección 11). Se lo informamos en la confirmación y en el recordatorio de la reunión. Si prefiere que no se grabe, díganoslo antes o al empezar: sacamos al asistente de la sala y borramos lo que se haya alcanzado a grabar.

5.4 Gestión de clientes (CRM), agenda y propuestas

Datos: nombre, teléfono, correo, empresa, ciudad, sector, notas de las conversaciones, etapa comercial, citas, cotizaciones y tareas de seguimiento.

Para qué: organizar la relación comercial, recordarle sus citas, enviarle propuestas y dar seguimiento a lo que quedó pendiente.

Cómo: el CRM vive en nuestros servidores. Las citas se registran en Google Calendar y el CRM tiene una copia de trabajo en Notion.

5.5 Sitios web, formularios y chat

Datos: lo que usted escribe en los formularios (nombre, teléfono, correo, empresa, ciudad, sector y la necesidad que describa), lo que escribe en el chat del sitio y, si usa la conversación por voz del sitio, su voz, la transcripción y los datos que mencione. Para evitar abusos, controlamos cuántos envíos llegan desde una misma dirección IP.

Para qué: responder su solicitud, registrarla en el CRM y avisarle a nuestro equipo para que lo contacte por el medio que usted indicó.

Cómo: el chat de hidrogenocombustion.com lo atiende un asistente virtual con inteligencia artificial y puede ofrecerle continuar por WhatsApp. Ese sitio también permite hablar por voz, desde el navegador, con un asistente virtual: la conversación se procesa con ElevenLabs o con Vapi (a través de Daily), se graba y se transcribe, y se lo avisamos al comenzar.

5.6 Cookies y medición de visitas

• hidrogenocombustion.com no usa cookies de analítica ni de publicidad. Cuenta las visitas con Cloudflare Web Analytics, que no guarda cookies en su navegador.
• hidrogenoverdeisrael.com usa Google Analytics (a través de Google Tag Manager), el contador de visitas de Metricool y Cloudflare Web Analytics. Al entrar, un aviso le permite aceptar, rechazar o configurar las cookies. Mientras usted no las acepte, Google Analytics mide la visita sin guardar cookies en su navegador; si las acepta, Google puede guardar sus cookies de analítica. El contador de Metricool no usa cookies: registra la página visitada, la página desde la que llegó y el tamaño de la ventana de su navegador.
• Videos de YouTube: se cargan solo cuando usted toca el video. Desde ese momento, YouTube (Google) puede guardar sus propias cookies, según su política de privacidad.

Usted puede borrar o bloquear las cookies desde la configuración de su navegador.

5.7 Correo electrónico con permiso y Boletín H₂

De dónde sale el correo: solo usamos el correo de contacto que una empresa publica en su propia página web (info@, ventas@, contacto@ y similares), con la dirección exacta de la página donde lo vimos y la fecha. No usamos correos con nombre de persona ni de proveedores como Gmail o Hotmail. Solo escribimos a empresas cuya forma societaria se puede verificar (S.A.S., Ltda., S.A., E.U., S. en C.) o a entidades; no a personas naturales, ni siquiera a las que son comerciantes.

Un solo correo para pedir permiso: antes de enviar cualquier información, enviamos un único correo que pregunta si la empresa quiere recibir el Boletín H₂. Tiene dos botones: «Sí, quiero recibir el boletín» y «No me escriban más». Si no hay respuesta, no volvemos a preguntar, ni a esa dirección ni a otra de la misma empresa.

El Boletín H₂: solo lo recibe quien toca el botón «Sí». Guardamos como prueba de esa autorización el texto que se aceptó, la fecha y la hora, una huella de la red de la dirección IP (la IP recortada a su red: sin su último número en IPv4, y solo el prefijo de red en IPv6), el navegador y la dirección de esta política. El boletín trae noticias del sector y aplicaciones industriales del hidrógeno, se envía como máximo una vez por semana, en días hábiles entre las 8:00 a. m. y las 5:00 p. m., y cada envío trae la baja en un clic. Una respuesta escrita al correo no suscribe a nadie: solo vale el botón.

Seguimiento: cada correo registra si se abre (con una imagen de 1 píxel) y los clics en sus enlaces. No guardamos la dirección IP: guardamos una huella de su red (la IP recortada, como se explica arriba) y el navegador. Esa huella no permite saber la dirección exacta del equipo; quien tenga la llave del sistema podría llegar, como mucho, a la red. Las aperturas son una pista, no una prueba: algunos programas de correo y antivirus las abren solos. También leemos las respuestas, los rebotes y las quejas que llegan al buzón del boletín.

Para qué: pedir permiso, enviar el boletín a quien lo autorizó, saber si el correo llegó y le interesó, atender las respuestas y dejar de escribir a quien lo pide.

Los correos salen desde boletin@hidrogenocombustion.com, por nuestro propio servidor de correo, y solo de lunes a viernes hábiles entre las 8:00 a. m. y las 5:00 p. m.

Ley 2300 de 2023: esa ley protege a los consumidores, es decir, a las personas naturales, frente a los contactos comerciales. Nuestros correos se dirigen a los buzones de contacto de empresas, no a personas naturales; aun así aplicamos sus reglas: un solo correo para pedir permiso, publicidad solo para quien la autorizó y envíos únicamente en días hábiles, de lunes a viernes entre las 8:00 a. m. y las 5:00 p. m., dentro del horario que esa ley permite.

5.8 Directorios de empresas

Datos: nombre de la empresa, teléfono, dirección, ciudad, sector y sitio web, tomados de directorios empresariales públicos y de las propias webs de las empresas.

Para qué: identificar industrias que podrían beneficiarse del hidrógeno y enviarles, una sola vez, el correo que pide permiso (5.7). Estos teléfonos no se usan para WhatsApp ni para llamadas en frío.

La información de una empresa, como persona jurídica, no es un dato personal. Si en un directorio aparece una persona natural (por ejemplo, un comerciante inscrito con su propio nombre), no le escribimos, y si nos pide que borremos su registro, lo borramos.

5.9 Correo corporativo y redes sociales

Tratamos los datos de quienes nos escriben a nuestros correos corporativos para responder su comunicación. En redes sociales (Instagram, Facebook, TikTok y YouTube) solo vemos lo que usted publica o nos escribe allí, y usamos estadísticas agregadas de alcance, sin identificar personas.

5.10 Catálogos de expositores de ferias comerciales

Datos: de los catálogos públicos de expositores de ferias comerciales (por ejemplo, el de la feria Alimentec 2026, en Corferias) guardamos lo que cada expositor publicó allí: el nombre con el que se inscribió, el producto, la descripción que publicó de su empresa, la ciudad, el sitio web, el stand, y el teléfono y el correo que publicó como contacto. Ese teléfono o ese correo pueden ser de una persona (un celular o un correo con nombre propio), y el expositor puede ser un comerciante inscrito con su propio nombre. No guardamos nombres ni cargos del personal que atendió el stand.

Para qué: que una persona de nuestro equipo pueda contactar directamente al expositor, por el teléfono o el correo que publicó, para ofrecerle información sobre soluciones de hidrógeno para su producción. Estos datos quedan marcados en nuestro sistema de prospectos como «contacto publicado por el expositor»: no entran a envíos automáticos de correo, ni al Boletín H₂, ni a listas de llamadas automáticas, y no les escribimos por WhatsApp si no nos han escrito antes. Cualquier contacto se hace en días y horarios hábiles.

Cómo pedir que se borren: si usted es el titular de uno de esos datos, pida que lo borremos por los medios de la sección 9: lo suprimimos de nuestro sistema de prospectos a más tardar en 15 días hábiles (normalmente el mismo día) y lo dejamos en la lista de "no escribir".

6 Datos sensibles y de menores

No pedimos datos sensibles. Si usted los envía por iniciativa propia, por ejemplo en una foto o un audio, los usamos solo para atender su solicitud. Su voz en una grabación no se usa para identificarlo biométricamente. Usted no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles.

Nuestros servicios se dirigen a empresas y a personas mayores de edad. No recogemos a sabiendas datos de niñas, niños ni adolescentes.

7 Autorización

Pedimos su autorización de forma previa, expresa e informada, o la obtenemos por una conducta inequívoca suya (Decreto 1377 de 2013, artículo 7). Por ejemplo:

• Cuando usted nos escribe por WhatsApp, nos llama, llena un formulario o entra a una reunión agendada, autoriza el tratamiento para atender esa solicitud.
• El Boletín H₂ solo se envía a quien toca el botón «Sí, quiero recibir el boletín».

En el formulario de hidrogenocombustion.com, junto al botón de envío, le informamos para qué usamos sus datos y le enlazamos esta política.

Conservamos la prueba de la autorización. Usted puede revocarla en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar el dato.

8 Sus derechos

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Pedir prueba de la autorización que nos dio.
3. Ser informado, si lo pide, sobre el uso que les damos a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber acudido a nosotros.
5. Revocar la autorización y pedir que suprimamos sus datos, cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratis a sus datos personales.

9 Quién atiende sus solicitudes

Las consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales las atiende Carlos Alexander Díaz Córdoba, Representante Legal de Energías Renovables Israel SAS, por estos medios:

• Correo: boletin@hidrogenocombustion.com o gerencia@hidrogenoverdeisrael.com
• WhatsApp y teléfono: +57 314 630 1000
• Por escrito: Calle 53 # 40-87, Medellín, Colombia

10 Procedimiento y plazos

En su solicitud indique su nombre, el medio por el que lo contactamos (su correo o su número), lo que pide y cómo quiere recibir la respuesta. Si actúa en nombre de otra persona, adjunte el documento que lo acredita. Podemos pedirle que confirme su identidad antes de entregar o cambiar datos.

Consultas (artículo 14 de la Ley 1581)

Para conocer sus datos o cómo los usamos. Respondemos dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo. Si no es posible, le explicamos el motivo y respondemos a más tardar 5 días hábiles después.

Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581)

Para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o reportar un incumplimiento. Respondemos dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo; si no es posible, le explicamos el motivo y respondemos a más tardar 8 días hábiles después.

• Si el reclamo está incompleto, le pedimos lo que falta dentro de los 5 días siguientes. Si no llega en 2 meses, se entiende que desistió.
• Mientras se resuelve, el dato queda marcado como "reclamo en trámite" (a más tardar 2 días hábiles después de recibirlo; si llega respondiendo un correo nuestro, en ese mismo momento).
• Si pide que borremos su dato o revoca la autorización, dejamos de escribirle: si lo pide respondiendo un correo nuestro, desde ese mismo momento; por los demás medios, desde que nuestro equipo lo registra, a más tardar el día hábil siguiente.

Supresión

Cuando usted pide que borremos su correo, lo eliminamos de los envíos, las aperturas y los clics, las suscripciones, los prospectos, y de las notas y tareas que el sistema creó en el CRM a partir de su correo; en cualquier otra nota se reemplaza su dirección. Los avisos internos que ya le llegaron a nuestro gerente por WhatsApp no se pueden borrar desde el sistema: él los borra a mano. Solo conservamos su dirección en la lista de "no escribir", porque es la prueba de su solicitud y lo que impide volver a escribirle.

Si pide que borremos los datos de sus conversaciones de WhatsApp, sus llamadas o sus reuniones, nuestro equipo los borra de nuestros sistemas y pide su eliminación a los proveedores que guardan copia (por ejemplo, las grabaciones de llamadas en Vapi y las copias de trabajo en Notion y Google Calendar), dentro de los plazos de esta sección.

Queja ante la SIC

Puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar este trámite con nosotros (artículo 16 de la Ley 1581).

11 Encargados y transferencias internacionales

Para prestar el servicio, algunos datos se procesan en nuestros propios equipos en Medellín (entre ellos un modelo de lenguaje propio que redacta parte de las respuestas) y otros en proveedores. No vendemos datos. Estos son los proveedores que hoy procesan datos por nuestra cuenta:

Estados Unidos, España, Alemania e Irlanda figuran entre los países que la SIC reconoce con un nivel adecuado de protección de datos (Circular Externa 005 de 2017). Les transmitimos los datos solo para las finalidades de la tabla; cada proveedor los trata según sus términos de servicio y sus condiciones de privacidad. Al autorizar el tratamiento de sus datos según esta política, usted autoriza también su transmisión a estos proveedores para esas finalidades. Si cambiamos de proveedor, actualizamos esta tabla.

12 Seguridad

• Las comunicaciones con nuestros sitios web, con nuestro sistema de gestión y con los proveedores de inteligencia artificial viajan cifradas (TLS), y entre nuestros equipos, por una red privada cifrada. La excepción es el audio de las llamadas telefónicas: la red telefónica no lo cifra, y el tramo entre nuestra central telefónica y el proveedor de voz todavía viaja sin cifrar; estamos trabajando para cifrarlo.
• Los datos se guardan en nuestros propios equipos, y el acceso a los servidores está restringido a una red privada y a personas autorizadas.
• Hacemos copias de respaldo diarias y las guardamos en nuestros propios equipos.
• En el correo con seguimiento no guardamos la dirección IP, sino una huella de su red (recortada), que no permite recuperar la dirección exacta.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos, lo informaremos a la SIC y, cuando corresponda, a los titulares afectados.

13 Cuánto tiempo guardamos los datos

Al vencer cada plazo, borramos los datos o los dejamos anónimos, salvo que exista un deber legal de conservarlos o un reclamo en trámite sobre ellos. Los plazos del correo con permiso ya se cumplen de forma automática. Para las conversaciones, las grabaciones y las copias en proveedores (Vapi, Notion y Google Calendar), el borrado automático entra en funcionamiento antes de que venza el primer plazo, en abril de 2027; mientras tanto, si usted pide que borremos sus datos, lo hacemos por solicitud, en los plazos de la sección 10.

14 Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 27 de septiembre de 2026 y reemplaza las políticas de privacidad publicadas antes en hidrogenocombustion.com y en arduinoagente.com/privacidad (que ahora resume esta). La versión 1.1, del mismo 27 de septiembre, precisa cómo atiende el asistente virtual, los proveedores, la seguridad y el borrado; la versión 1.2, del mismo día, aclara que el audio de las llamadas telefónicas todavía no viaja cifrado en todo su recorrido; la versión 1.3, vigente desde el 28 de septiembre de 2026, agrega los catálogos públicos de expositores de ferias comerciales (sección 5.10). Las bases de datos se conservarán mientras la empresa desarrolle su objeto social y según los plazos de la sección 13.

Si cambiamos esta política de forma sustancial, lo informaremos en esta misma dirección antes de aplicar el cambio y, cuando el cambio afecte la finalidad del tratamiento, pediremos una nueva autorización.

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): según el Decreto 090 de 2018, deben inscribir sus bases de datos en el RNBD de la SIC las sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT. Energías Renovables Israel SAS está registrada como micro empresa; mientras sus activos no superen ese monto, no está obligada a hacerlo. Si llegara a superarlo, inscribirá sus bases de datos en el plazo que fije la SIC.